podcast 🎙

6. Matrycja priorytetów i zarządzania czasem

Nikt z nas nie lubi znaleźć się w sytuacji do której nie był uprzednio przygotowany. Kiedy kolejne zadania spadają nam na głowę wymagając przy tym naszej uwagi, a my zaczynamy tracimy kontrolę. Zadania zaczynają zarządzać nami, a powinno być przecież zupełnie na odwrót. Co robić, by mieć więcej czasu na rzeczy ważne oraz ogarnąć chaos?

Odsłuchaj podcast teraz 🎉

Zasubskrybuj na ulubionej platformie podcastów:

  • Skuteczny Plan - podcast na Spotify
  • Skuteczny Plan - podcast na Apple Podcast
  • Skuteczny Plan - podcast na Google Podcast

Wyróżniamy dwa główne cele zarządzania czasem. Pierwszy to lepsze wykorzystywanie dostępnego czasu, a drugi zaś to ograniczenie jego marnowania. Aby zrealizować oba cele i podnieść przy tym swoją produktywność możesz wykorzystać Maciej Eisenhowera, która potocznie zwana jest matrycą priorytetów i zarządzania czasem.

Od czego się zaczeło?

Sprawujący urząd prezydenta Stanów Zjednoczonych przez dwie kadencje w latach 1953–61, Dwight David Eisenhower był uznawany za jedna z najbardziej produktywnych osób. Podczas swojej prezydentury uruchomił m.in (1) programy związane z uruchomieniem Intranetu (DARPA), (2) programy, które przyczyniły się do zdobycia przestrzeni kosmicznej (NASA), wykorzystanie alternatywnych źródeł energii (Atomic Energy Act), czy system kontroli lotów. Dzięki licznym udanym przedsięwzięciom jego życie stało się obiektem licznych badań na temat zarządzania projektami, czasem i ogólnie pojętą produktywnością. Nic w tym dziwnego, gdyż uchodził za człowieka który potrafił utrzymać niezwykłą wydajność swojej pracy przez okres całego swojego życia.

W czym zatem tkwił sekret produktywności Prezydenta Stanów Zjednoczonych? Eisenhower posiadał umiejętność rozróżniania spraw ważnych od pilnych, co pozwoliło mu efektywnie zarządzać swoimi działaniami, odpowiednio skupiajac się na danym zadaniu.

Ważne, czy jednak pilne?

Zastanówmy się zatem w jaki sposób Eisenhower rozróżniał zadania ważne od tych pilniejszych.

  • Sprawy ważne to te, które mają największe znaczenie długoterminowe. Rzeczy istotne z reguły nie wymagają natychmiastowego działania. Jednak przez nasze zaniedbanie i inne cele mogą stać się pilne. Skupiając się na pracy nad ważnymi zadaniami, stajemy się proaktywni, przez co tworzymy życie jakie pragniemy my, a nie okoliczności w jakich się znajdujemy.
  • Sprawy pilne wymagają od nas natychmiastowego działania i reakcji. Nagłe zdarzenia są z reguły poza nasza kontrolą, przez co realizując je jesteśmy bardziej zestresowani, sfrustrowani i mniej zorganizowani, gdy ciągle ulegamy temu co pilne, pogłębiając chaos w naszym życiu.

Sprawy ważne i pilne walczą o naszą uwagę i od nas zależy czemu nadamy dalszy bieg. Eisenhower stworzył metodą, która na pierwszym miejscu stawia priorytety, a na dalszy plan odsuwa sprawy pilne. Warto zauwazyć, że zadania ważne związane z długoterminowymi celami decydują o jakości naszego życia. Natomiast sprawy pilne to nasze wypełniacze czasu takie jak emaile, telefony i spotkania, które są bezwartościowe i tylko wydają się ważne. Metoda służąca do zwiększenia osobistej produktywności nosi właśnie nazwę Macierzy Eisenhowera od jego nazwiska.

Dwight David Eisenhower

Czym jest Macierz Eisenhowera?

Macierz Eisenhowera to proste narzędzie do organizacji zadań w oparciu o cztery kategorie:

  1. Pilne i ważne — sprawy wymagające natychmiastowego działania. To tutaj zazwyczaj trafiają kryzysy, problemy i terminy krzyczące o naszą uwagę. Dla przykładu: zbliżający się termin złożenia dokumentów do urzędzu, nauka na jutrzejszy egzamin, czy popsuty samochód. Przy odrobinie odpowiedniego planowania i organizacji wiele zadań nigdy się nie pojawi w tej kategorii. Przecież złożenie dokumentów do urzędu możemy zaplanowac wcześniej?
  2. Ważne, ale niepilne — w tej kategorii znajdują sie zadania ważne nieposiadające naglącego terminu realizacji. Sprawy ważne, ale niepilne oscylują zazwyczaj koło relacji rodzinnych, planowania i samodoskonalenia. Powinniśmy poświęcać tym zadaniom jak najwięcej czasu, ponieważ przynoszą najwięcej korzyści dla naszego życia zawodowego. Dla przykładu: planowanie tygodnia, ćwiczenia, hobby, czy czytanie inspirujących książek. Wygospodarowanie czasu na rzeczy najważniejsze wymaga dużej świadomości i samozaparcia, aby pomimo miliona pilnych spraw ustawić priorytety według własnej woli. Myślenie długoterminowe wspiera wybór pomiędzy tym, co ma znaczenie wyłącznie teraz, a znaczącymi sprawami dla naszej przyszłości.
  3. Pilne, ale nieważne — w tej kategorii znajdują się zadania, które należy delegować do zrobienia komuś innemu. Większość pilnych i nieważnych zadań związanych jest z innymi ludźmi i pomaganiu im w osiąganiu ich celów, a nie naszych. Kilka przykładów takich zadań: telefony, babcia wpadająca bez zapowiedzi, czy współpracownicy proszący Cię o pomoc. Po całym dniu wspierania wszystkich dookoła zrobiłeś bardzo dużo, lecz nic dla siebie. Jeśli nie chcesz żyć życiem innych, to unikaj spraw pilnych, ale nieważnych.
  4. Niepilne ani nieważne — działania do wyeliminowania z naszego życia (zadania ani ważne, ani pilne). Brak porządku na pulpicie naszego komutera, czy skrzynka mailowa pełna spramu potrafią rozproszyć naszą uwagę. Dlatego mówi się, że zadania z kategorii 4 nie pomagają w osiąganiu celów osobistych, zabierając nasz cenny czas. Kilka przykładów takich zadań: bezcelowe przeglądanie internetu, czy granie w gry komputerowe. Należy pamiętać, że eliminacja wszystkich powyższych zadań nie jest możliwa, ani też zdrowa. Po pracy każdy z nas potrzebuje dać odpocząć naszemu umysłowi. Trzeba jednak pamiętać, aby zadania w tej ćwiartce zajmowały jak najmniej czasu.

Jak poprawnie wykorzystać Macierz Eisenhowera?

Jak już powiedzieliśmy, Macierz Eisenhowera jest popularną metodą określania priorytetów i zarządzania czasem. W trakcie wykorzystania tej metody trzeba jednak pamiętać o kilku ważnych regułach:

  • Najwięcej czasu poświęcać na analizę ćwiartki nr 2. W ten sposób pracujemy wyłącznie nad zadaniami istotnymi dla nas.
  • Pamiętać, że to co jest pilne nie zawsze jest ważne w danej chwili. Przy tworzeniu macierzy trzeba pamiętać o odróżnieniu zadań ćwiartki nr 1 z ćwiartką nr 3
  • Jeżeli chciałbyś mierzyć czas jaki spędzasz w każdej ćwiartce, wystarczy że będziesz prowadził tygodniowy rejestra czasu trwania zadania.
  • Jeżeli spędzasz za dużo czasu na realizacji zadań w ćwiartce nr 3 oraz brakuje Tobie czasu na realizację własnych to pomagasz wszystkim dookoła w realizacji ich celów. Czas nauczyć się mówić NIE.

Metoda idealna?

Uważam, że umiejętność skupienia jest w dzisiejszych czasach, jedną z najcenniejszych umiejętności jaką możemy zdobyć. Rozplanowując poszczególne zadania w oparciu o pilność i ważność wiemy, jakie czynności są najbardziej dla nas wartościowe. To właśnie dzięki skutecznej eliminacji bezcelowych zadań, czy priorytetów możemy skupić się na realizacji rzeczy dla nas ważnych. Dlatego Macierz Eisenhowera sprawdzi się tutaj idealnie.

Wesprzyj moją pracę

Z przyjemnością mówię, że mam najlepszą pracę na świecie. I głęboko w to wierzę. Niema jednak, co ukrywać. Moja praca pomimo, że daje mi i innym dużo inspiracji to nie jest najbardziej stabilną pracą na świecie. Będąc niezależnym twórcą treści, pracuję jako wolny strzelec. Większość zarobionych pieniędzy inwestuję w sprzęt i rozwój, by móc dalej tworzyć wartościowy kontent i dzielić się nim z innymi.

Możesz wesprzeć moją twórczość za pomocą portalu BuyCoffee, który umożliwia wspieranie finansowe twórców przez ich odbiorców. Dzięki niemu możesz realnie przyczynić się do rozwoju naszej produktywnej społeczności :)

Serdecznie dziękuję za każde wsparcie!

Leszek W. Król

Leszek W. Król

Na co dzień towarzyszę firmom i instytucjom w projektowaniu strategii oraz opracowywaniu nowych produktów i usług.