Gli ultimi due anni sono stati caratterizzati da un periodo di azioni senza precedenti, in cui noi, esseri umani, abbiamo preso parte attiva, e talvolta passiva. È importante sottolineare che l'ambiente in continua evoluzione e imprevedibile ha influenzato notevolmente la nostra efficienza. Soprattutto nelle prime settimane della pandemia, è stato estremamente difficile pianificare la nostra giornata lavorativa.

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Tuttavia, abbiamo avvertito che alcune persone del nostro ambiente sono più veloci, più astute e più sicure nelle loro azioni, anche se ognuno di noi ha lo stesso elemento comune: il tempo di cui disponiamo ogni giorno. Ogni giorno abbiamo a disposizione 24 ore e come le utilizziamo dipende esclusivamente da noi stessi. Spesso, però, ci confrontiamo con il senso di una giornata sprecata, che per molte persone è ancora estremamente frustrante. Probabilmente ti è capitato spesso, vero?

Andiamo prima al 1918, quando Charles Schwab, dirigente della Bethlehem Steel Corporation (la seconda più grande azienda produttrice di acciaio negli Stati Uniti), decise di assumere un consulente per aumentare la produttività della sua azienda. Il consulente scelto fu Ivy Lee, un esperto di pubblicità di quarant'anni e pioniere nelle relazioni pubbliche. Charles Schwab voleva aumentare la produttività dei suoi dipendenti, quindi chiese l'aiuto di Ivy Lee. Quest'ultimo accettò, sottolineando che aveva bisogno di una conversazione di 15 minuti con ogni dipendente. Non specificò tuttavia la sua tariffa, ma disse che se Schwab avesse notato risultati, gli avrebbe inviato la somma che avrebbe ritenuto adeguata. Tre mesi dopo, Lee ricevette un assegno di 25.000 dollari, equivalente a circa 400.000 dollari di oggi. Cosa comunicò Ivy Lee ai dipendenti? In cosa consisteva il suo metodo?

Ogni dipendente dell'azienda ricevette da lui un'istruzione basata su alcuni semplici passaggi, eccoli:

1. L'ultima cosa da fare prima di lasciare il luogo di lavoro è stilare una lista di compiti per il giorno successivo. Ricorda, è importante farlo prima di lasciare il luogo di lavoro!
2. Dalla lista dei compiti, seleziona al massimo 6 dei più importanti da completare per primi.
3. Trascrivi questi compiti su un foglio separato, posizionandoli in ordine di priorità (il più importante in cima).
4. L'indomani, inizia il lavoro dal primo compito nella tua lista. Non passare al successivo finché non hai completato quello precedente.
5. Se alla fine della giornata ci sono ancora compiti non completati nella lista, spostali in cima per il giorno successivo e aggiungi nuovi compiti in modo che la lista contenga di nuovo al massimo 6 elementi.
6. Ripeti questo processo ogni giorno.

Ora sarebbe utile riflettere sul perché funzioni. Si potrebbe dire che il metodo è addirittura banale. Perché, allora, si è rivelato così efficace per Charles e la sua azienda? Ci sono almeno alcuni motivi:

1. Concentri la tua attenzione su una sola cosa — Non salti tra i compiti e non ne realizzi due contemporaneamente. Lavori su un problema specifico fino a risolverlo.
2. Sai con cosa hai a che fare già dal giorno precedente — Quando ti siedi al tuo posto di lavoro dopo una notte di sonno, non devi chiederti cosa fare. La tua lista dei compiti è pronta e puoi iniziare immediatamente le tue azioni.
3. Sfrutti la potenza della carta — Con anni di esperienza come produttore, credo che un foglio di carta funzioni molto meglio di qualsiasi applicazione di gestione. Ciò che metti su quella lista deve essere fatto, il compito non scompare da solo, come potrebbe accadere su un computer con un solo tasto delete.
4. Stabilisci le priorità — Affronti per primi i compiti più importanti. Anche se non riesci a fare tutto in un giorno, almeno completi una o due priorità.
5. Limiti il numero di compiti per giorno — Ivy Lee ha introdotto il limite di 6 compiti, ma l'importante è stabilire un limite chiaro per evitare l'effetto di essere sopraffatti e sovraccaricati. In ogni settore, la dimensione di un singolo compito può variare. Per una persona potrebbero essere 5 durante il giorno lavorativo, mentre un'altra potrebbe farne 20. Solo noi conosciamo il nostro ritmo giornaliero, quindi riempiamolo al 70%.

Nonostante questo metodo abbia più di 100 anni, funziona ancora bene nel lavoro creativo. Tuttavia, ogni metodo ha anche i suoi svantaggi. In questo caso, il più importante è l'incapacità di pianificare prospetticamente azioni per raggiungere obiettivi trimestrali, annuali o pluriennali. Come hai notato, il metodo si concentra più sull'azione qui e ora, con le risorse attuali che abbiamo a disposizione. È importante essere consapevoli di questa caratteristica se stiamo cercando un modo per agire in modo efficace a lungo termine.

Quindi, in realtà, per chi è questo metodo? Il metodo di Ive Lee si adatta perfettamente alle persone che stanno iniziando a lavorare sulla propria produttività, non a caso l'ho scelto anche per il primo episodio del mio podcast. È un perfetto punto di partenza proprio per te. Prima di lasciare il lavoro, basta dedicare 15 minuti ogni giorno per notare un miglioramento nella tua efficienza lavorativa dopo solo una settimana. Questo semplice metodo non richiede particolari preparazioni o investimenti di tempo, il che è un grande vantaggio.

Per concludere, vorrei condividere con voi alcuni pensieri su come ho sviluppato questo metodo nella mia vita. Innanzitutto, ho notato che funziona in modo eccellente con la metodologia Kaizen, grazie alla quale impariamo a definire obiettivi minimi da raggiungere. Tuttavia, nella frenesia della vita quotidiana, non sempre riusciamo a suddividere i compiti in piccoli passi. Il giorno successivo, anziché completare il compito pianificato interamente, iniziamo a creare un accumulo che, dopo alcuni giorni, può influire negativamente sulla nostra motivazione.

Proprio per questo motivo ho introdotto nel metodo il passo 7, che consiste nel seguente: se il compito rimandato al giorno successivo richiede ulteriori lavori e sappiamo che non sarà completato nella giornata corrente, cerchiamo di suddividerlo in azioni più piccole alla fine della giornata. Ad esempio, il compito "realizza un nuovo sito web" è un compito ampio che comprende molti processi intermedi, come la progettazione dei layout funzionali, la creazione di un template, la scelta dei contenuti, la selezione dell'hosting. Chiaramente, non possiamo completarlo in un solo giorno se abbiamo appena iniziato. Pertanto, inizio la pianificazione suddividendo il compito rimanente in piccoli passi. Creo un elenco separato di questi passi (preferibilmente su un foglio di carta separato) da cui seleziono un solo compito da completare e lo pianifico per il giorno successivo. Grazie a questo approccio, posso facilmente perseguire diversi obiettivi non correlati tra loro: questo è proprio uno dei miei segreti per un lavoro produttivo.

Chiudi ogni giorno e non tornarci. Hai fatto tutto quello che potevi. Sicuramente hai commesso degli errori, ma dimenticali il più rapidamente possibile. Ricorda, domani sarà un nuovo giorno — Ralph Emerson

Spero che le conoscenze che ho condiviso con te oggi possano trasformare la tua vita quotidiana. Ricorda anche di iscriverti al mio podcast sulla tua piattaforma preferita. Rimanete in buone condizioni e ci vediamo nel prossimo episodio.

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