On parle des alouettes du matin et des chouettes de nuit - une relation entre notre rythme individuel d'activité où notre corps se sent plus productif. Mais est-ce vraiment le cas ? Les scientifiques ont prouvé que la plus grande capacité mentale est souvent atteinte pendant les heures du matin, entre 9h00 et 12h00, ainsi que tard dans l'après-midi, de 16h30 à 18h00. Ils l'ont appelé le "temps d'or", un moment où notre activité cérébrale est augmentée, favorisant des réactions plus rapides dans nos actions. C'est précisément pendant ces périodes d'or qu'il vaut la peine de planifier nos tâches les plus importantes.

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Rappelons-nous que notre cerveau n'est pas un ordinateur, il a également besoin de régénération et de repos appropriés, alors évitons de prolonger notre travail. À certains moments d'épuisement pour notre organisme, tout processus d'apprentissage et de mémorisation devient impossible. Il est donc important de prendre en compte notre propre rythme et de réaliser les tâches en harmonie avec celui-ci.

Le processus de planification vise à nous aider à anticiper au mieux notre processus de réalisation, ce que nous voulons accomplir et comment le faire. La planification en soi est un domaine difficile, mais il vaut toujours la peine de faire l'effort nécessaire pour éviter une crise de temps à l'avenir, qui entraînerait un stress constant et une désorientation dans notre vie. Rappelez-vous que toutes les crises de temps sont stressantes non seulement pour vous, mais elles ont également un impact sur votre environnement, que ce soit votre famille, vos amis ou vos collègues. Vous avez sûrement déjà fait l'expérience de cela vous-même, et vous pensez toujours que la planification n'est pas nécessaire pour vous ? Réfléchissez cependant au fait que tout le monde a ses limites de résistance. Souvenez-vous que planifier chaque minute de votre journée n'est pas non plus une bonne idée. Comment y parvenir alors ?

La meilleure technique semble être la planification basée sur des "blocs de temps" dans lesquels chaque tâche est exécutée. Au départ, vous pouvez créer trois blocs : le bloc du matin, le bloc de midi et le bloc du soir. Cette méthode vous permettra d'éviter une planification minutieuse.

Les scientifiques ont prouvé que nous supposons souvent qu'une tâche importante prend moins de temps. Cependant, la pratique montre autre chose : il est difficile d'estimer précisément le temps nécessaire pour réaliser une tâche spécifique, surtout si nous en avons plusieurs à effectuer au cours de la journée. Mais si une telle situation se produit dans notre vie, essayons de la planifier dans l'un de nos blocs de temps.

Structurer votre plan d'action quotidien est une tâche difficile, mais grâce à cela, vous ne vous égarerez pas tout au long de la journée. N'oubliez pas qu'il y a toujours des affaires prioritaires à réaliser en premier. Un plan bien élaboré vous motivera et vous engagera à poursuivre vos objectifs. Entre-temps, vous ressentirez sûrement la satisfaction de cocher les points de votre liste. Ci-dessous, je vous ai présenté quelques méthodes intéressantes utiles lors de la planification.

Méthode ALPEN

Cette technique est l'une des méthodes de planification du temps les plus simples et efficaces à long terme. Le nom de la technique est un acronyme basé sur les mots allemands : Aufgaben, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen et Nachkontrolle, où chacun de ces mots correspond à une étape de la planification.

1. Établissez une liste de tâches (AUFGABEN) - À la première étape, vous élaborez votre propre liste de tâches comprenant les objectifs du plan hebdomadaire ou mensuel, ce que vous n'avez pas fait le jour précédent, les affaires qui se sont présentées aujourd'hui et doivent être réalisées demain, ainsi que les tâches routinières.
2. Estimez la durée (LÄNGE SCHÄTZEN) - La deuxième étape consiste à estimer la durée de toutes les activités que vous avez énumérées à la première étape. Veillez à estimer le temps de manière réaliste et en vous basant sur votre expérience.
3. Appliquez la règle des 60:40 (PUFFERZEITEN EINPLANEN) - Il est important de planifier une marge de temps interne, en ne planifiant que 60 % de votre temps disponible. Les 40 % restants sont considérés comme une réserve pour les événements imprévus que vous ne pouvez pas anticiper.
4. Établissez des priorités (ENTSCHEIDUNGEN TREFFEN) - À cette étape, attribuez des priorités distinctes à chaque tâche. Vous pouvez utiliser, par exemple, la matrice d'Eisenhower ou le principe de Pareto.
5. Contrôlez l'exécution des actions (NACHKONTROLLE) - C'est la dernière étape de la méthode ALPEN. À ce stade, vous contrôlez l'avancement des tâches et de votre travail. Cochez ce que vous avez déjà accompli et, à la fin de votre journée de travail, vérifiez quelles tâches vous n'avez pas terminées afin de les transférer avec la plus haute priorité pour le lendemain.

Le principal avantage de la méthode ALPEN est son influence significative sur l'organisation de notre journée suivante en donnant une structure appropriée à nos futures tâches. Cela nous permet de nous débarrasser du chaos et de mieux nous orienter parmi toutes les tâches que nous devons réaliser dans une journée donnée, éliminant ainsi les perturbations de notre rythme de travail. En utilisant cette méthode, vous travaillez sur votre autocontrôle.

Méthodologie ABC

Vous avez sûrement remarqué qu'en utilisant des listes de tâches, vous les exécutez généralement les unes après les autres, en retirant une tâche du tableau. Il vous arrive souvent de ne pas accomplir quelque chose un jour donné, puis de reporter cette tâche au lendemain. Le lendemain, l'histoire se répète... et votre liste s'allonge chaque jour, suscitant en vous des sentiments de frustration et de découragement de plus en plus forts.

Le remède à ce problème est précisément la méthodologie ABC. En l'appliquant, vous introduisez un certain ordre dans votre processus de planification, et chaque tâche reçoit l'une des trois priorités (A, B ou C). Ainsi, vous saurez quelles tâches auront le plus d'impact sur la réalisation de vos objectifs.

La lettre A représente vos priorités. Elles constituent environ 15 % de toutes les tâches, mais si nous les accomplissons, nous obtiendrons 65 % des résultats. B représente les affaires moyennement importantes, qui contribuent à 20 % des résultats. Enfin, il y a les tâches de type C. Elles sont les moins importantes, mais elles absorbent 65 % de notre temps et ne produisent que 15 % des résultats. Cette analyse fonctionne mieux lorsque nous voulons commencer par les tâches qui nous apporteront le plus de résultats.

Rappelez-vous que vous pouvez établir vos propres règles. Il vous suffit de suivre quelques étapes :

• Notez vos résultats - assurez-vous de consigner vos tâches de manière à ce qu'elles soient réalisables (idéalement en utilisant la méthodologie KAIZEN - petits pas). Leur réalisation fréquente vous motivera à continuer d'avancer.
• Planifiez votre journée de demain - essayez de garder à l'esprit les jours à venir, ne vivez pas seulement au jour le jour. Efforcez-vous de dresser une liste même courte des choses à accomplir. Cela vous aidera à vous orienter dans ce que vous avez à faire.
• Analysez - après avoir planifié vos tâches, réfléchissez à celles qui sont importantes et urgentes. Prévoyez du temps pour les réaliser. Ensuite, classez-les par ordre d'importance (méthode ABC).
• Réalisme - essayez de ne pas surestimer vos capacités, ne planifiez pas trop de tâches. Lors de votre planification, j'essaie de m'en tenir à environ 7 tâches par jour. Réaliser une liste irréaliste à long terme diminuera votre estime de soi. Vous ne voulez pas devenir une machine, n'est-ce pas ?
• Surveillez vos progrès - grâce à une analyse et une vérification fréquentes de vos progrès, vous pourrez gérer vos activités en temps voulu, en évitant les retards futurs.

Si vous souhaitez approfondir vos connaissances en matière de gestion du temps, je vous encourage à lire le livre de Brian Tracy (2006) - "Zarządzanie czasem" (Gestion du temps) publié par Muza."

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